Strah od javnog nastupa može se mjeriti sa strahom od smrti. Čak je i jači. Kako bismo definirali prezentaciju? U najširem smislu to je svaki susret koji imate s osobom s kojom ste se ikad sastali. Prezentacija je i kada se vrpoljite na stolcu na razgovoru za posao i pokušavate elokventno objasniti budućem poslodavcu zašto se napustili svoj zadnji posao.
Konkretnije, u ovom ću se tekstu fokusirati na poslovnu prezentaciju. Kada god ste u poziciji da stanete ispred jedne ili više osoba kako biste im nešto objasnili, educirali ih ili uvjerili, odnosno prenijeli informacije na neki drugi način, vi imate prezentaciju.
Sažeto, prezentacija se temelji na četiri elementa:
- VI
- Vaša publika
- Vaša poruka
- Alati za prenošenje poruke
VIZUALNI DIO PREZENTACIJE – zašto je važan?
Centralni razlog svake prezentacije, pisane, usmene ili vizualne je KOMUNIKACIJA. Efikasno komunicirajući, vi morate iznijeti činjenice na jednostavan, koncizan i zanimljiv način.
Dokazano je da ljudi uče lakše i zadržavaju više informacija kada je učenje popraćeno vizualizacijom. Razlog tome je što 88% sadržaja u naš mozak dolazi putem naših očiju, odnosno vida. Kao prezentator vašu publiku možete zabaviti, informirati, uzbuditi ili čak šokirati sa odgovarajućim odabirom vizualnih materijala te na taj način potaknuti izmjenu informacija koja je bitna za uspjeh prezentacije. Sastanke ili susrete koji bi obično protekli dosadno ili bi ih ljudi nastojali izbjeći, možete tako pretvoriti u uzbudljive produkcije koje plijene pozornost publike. Takve prezentacije maksimalno zadržavaju pozornost publike na sadržaju. Izraz „slika govori više od tisuću riječi“ u upotrebi je od kada je New York Post otkrio vrijednost vizualnog u novinarskom poslu. Od tada do danas, ta je izreka bezbroj puta potvrdila ovo pravilo.
Jednostavne, jasne i čiste ilustracije predmeta o kojem govorite bit će podrška svakoj vašoj izgovorenoj riječi. Time će vaša publika imati prema vama i vašoj prezentaciji pozitivan stav.
Stoga bi vizualnost u poslovnim prezentacijama trebala biti korištena kao potvrda izgovorenih riječi, a ne kao njihova zamjena. Dobro razvijen koncept i efektivan sinopsis najvažniji su elementi svake prezentacije. Bez obzira na oblik, oni bi trebali biti najvažnija faza u kreiranju vaše prezentacije. Stoga i o vizualnom segmentu morate razmišljati već kod same pripreme prezentacije jer žurno dizajniran vizualni oblik prezentacije može upropastiti i vas i vašu prezentaciju. Takav pristup omogućit će vam da na jednostavan način komunicirate i one najsloženije činjenice te vam dati slobodu na se i vi kreativno izrazite.
Konačno, prezentacija treba biti i zabavna. Na taj način vaša će publika biti opuštenija te će se osjećati bolje. Ne postoji razlog da predstavljanje rutinskih prodajnih brojki i financijskih izvješća ne postanu isto tako uzbudljivi, kao i predstavljanje novog proizvoda.
KLJUČNI KORACI
1. Dobro upoznajte materiju o kojoj govorite
Iako se ovo možda čini očigledno, vrlo je važno da istražite svaki detalj predmeta vaše prezentacije, odnosno njezinog sadržaja. Pročitajte sve materijale koji su vam na raspolaganju, ali ih ne promatrajte samo kao puke činjenice, nego razmišljajte o njima kao o argumentima ili protuargumentima koje ćete možda iskoristiti u vašoj prezentaciji. Ako činjenice promatrate u tom svijetlu, onda ćete moći lakše razviti nove ideje ili alternativni način gledanja na predmet o kojem govorite. Sposobnost da predstavite ono o čemu govorite s profesionalizmom i stručnošću izravno utječe na to hoće li vas publika prihvatiti ili ne, a time ćete i zadržati njihovu pažnju. To je posebno važno ako se predstavlja novi dizajn, projekt ili što slično, jer u tom slučaju „prodajete“ svoje ideje publici, bez obzira je li vam potencijalni klijent publika ili Upravni odbor.
2. Upoznajte vašu publiku
Čak i najmanje istraživanje o sastavu publike, donijeti će vam veliku prednost prilikom prezentacije. Saznanje o tome tko je naša publika, odredit će pristup pri kreiranju prezentacije, kao i argumente koje ćete koristiti. Na primjer, ukoliko predstavljate novu kremu za lice, vaša će prezentacija biti različita ako su vam u publici farmaceuti i kozmetičari ili krajnji korisnici. Jer, skupini farmaceuta i kozmetičara pružit ćete više informacija o kemijskom sastavu kreme, a krajnjim korisnicima ćete više govoriti o njezinoj korisnosti za kožu, kao i o efektima koje ona postiže u njezi lica.
I da se vratimo na početak. Ako vam i najmanje istraživanje može pomoći u poznavanju publike, zamislite koliko vam može pomoći umjerena ili veća količina informacija o njihovom sastavu i znanju o sadržaju o kojem govorite.
3. Upoznajte sebe i svoja ograničenja
Kao osobe, učimo, rastemo i razvijamo se tako da stalno pomičemo naše granice na taj način da si postavljamo sve više ciljeve koji nas iz udobnosti tjeraju da zagrizemo više nego što možemo pojesti. S druge strane, spoznajući neke od svojih granica, možemo izbjeći katastrofu ili neugodnost. Pri tome, nemojte se ugledati na poznate osobe kojima, zbog njihove popularnosti, publika oprašta i najveće ludosti. Vi niste u istom rangu, i vjerujte, publika će smatrati sramotnim za sve što će njima pljeskati. Zato vi budite vaš vlastiti brand.
4. Razvijte temu
Sve prezentacije, bez obzira na njihovu kompleksnost, su kreirane s jednim razlogom. Bez obzira da li prodajemo nešto, educiramo ljude ili ih naprosto zabavljamo, imajte taj razlog na umu od samog početka razvijanja vaše prezentacije i neka vam taj razlog bude stalno u mislima.
5. Pripremite sinopsis
Sinopsis ne mora biti nužno literarno remek-djelo. Napravite jednostavne bilješke ili kartice. Vaše će bilješke biti uvjetovane s formalnošću prezentacije, publikom i naravno tko će sve biti prisutan. Prezentacijske bilješke, bez obzira na njihovu složenost, iste su kao i poslovna korespondencija. Sastoje se od četiri dijela: otvaranja, tijela, sažetka i zatvaranja.
Otvaranje prezentacije je pozornica onog što će slijediti. Sudionicima je predstavljen razlog prezentacije. U ovom dijelu možete vrlo kratko predstaviti sažetak ili kratki sadržaj glavnih točaka vaše prezentacije. To će publici pomoći da lakše prati tijek vaše prezentacije.
To je dio scenarija je kojem je većina sadržaja predstavljena. Ukoliko vam je prezentacija dugačka, treba ju razdijeliti na manje dijelove koji će, svaki za sebe, prenijeti jednu ideju. I ti manji dijelovi sastoje se od otvaranja, tijela i sažetka.
Ovaj dio treba biti kratak i jednostavan. Iskoristite ovaj dio kao šansu da još jače istaknete središnju temu i svrhu prezentacije. Iskoristite ovaj dio kako bi naglasili ključne točke i vaše glavne ideje.
Tu možete iskoristit iskušani aksiom koji kaže: „Recite im što ćete im reći, recite im, a zatim im recite što ste im rekli.“
Dio koji se odnosi na pitanja i odgovore također je dio vašeg cjelokupnog prezentacijskog ciklusa. Ako je taj dio vođen pravilno, može biti veoma koristan. Publiku možete ohrabriti na postavljanje pitanja, ali to onda znači da i vi morate biti spremni odgovoriti na njih. Ako ne znate točan odgovor na pitanje, ne varajte publiku. Pribilježite pitanje i kasnije potražite odgovor. To je odličan način da ostane u kontaktu s pojedincima u publici i nakon što se svi raziđete nakon prezentacije.
Stari trik: ukoliko ne želite da vam publika postavlja pitanja, pogledajte uokolo i pitajte ima li kakvih pitanja. To stvara pritisak na publiku i sprječava ju da reagira.
U dobro strukturiranom zatvaranju, bodovi koje ste dobili tijekom pitanja i odgovora, trebaju se sistematizirati i uključiti u materijal koji možete publici dostaviti nakon prezentacije (potaknite ih da vam ostave kontakt). Ovime ćete ostaviti odličan utisak, a i ostati s pojedincima iz publike u poslovnom kontaktu koji vam jednom može itekako koristiti.
6. „Knjiga snimanja“
Knjiga snimanja ne mora biti komplicirana niti zahtijevati puno vremena za pripremu. Njezina osnovna svrha je da daje generalni pogled prezentacije i komunicira važne poruke. Za tu svrhu možete koristiti male kartice ili Post-it papiriće. Za vrijeme dok izrađujete svoju knjigu snimanja možete vježbati scenarij i preuređivati vašu prezentaciju kako želite. Kad ste završili ovaj dio priprema, većina posla je iza vas.
7. Vježbajte, vježbajte, vježbajte
Sve što radite tijekom priprema prezentacije, ne treba vas spriječiti da stalno, svakog dana, vježbate svoju prezentaciju. To će vam omogućiti da istovremeno kad završite izradu prezentacije, budete i vi pripremljeni za nastup. Bili bi dobro da zamolite nekog od ukućana ili prijatelja da vas snime kamerom. Zapamtite, nitko od vas ne očekuje da govorite kao predsjednik Obama, ali imajte stalno na umu da kako vas vidi kamera, tako vas vidi i publika.
8. Dan prezentacije
Dođite rano u prostoriju gdje ćete održati prezentaciju. Bilo bi dobro da tamo navratite i koji dan prije, kako biste se sprijateljili s prostorom. Imajte rezervne žaruljice za projektor, kao i print vaše prezentacije. Dakle, imate vaše vizuale, odlično ste pripremljeni, publika je također pripremljena. Govorite jasno i s autoritetom. Malo humora, ako je s mjerom, dobro će doći kao sredstvo za otopljivanje atmosfere.
9. Praćenje (FOLLOW-UP)
Kako biste saznali kako je publika prihvatila vašu prezentaciju i jesu li ciljevi prezentacije postignuti, pripremite upitnik koji će ocijeniti vaš trud, ali će vam istovremeno biti i navigator za pripremu budućih prezentacija.
10. Smrtni grijesi u prezentaciji
- Nečitak slajd ili fotografija
Slajdovi ili fotografije koje publika ne može jasno vidjeti mogu izazvati zbunjenost. Ako morate reći : „Znam da ne možete pročitati/vidjeti ovo, ali…“ onda će se publika pitati zašto su vizuali uopće uključeni. Neki od prisutnih će se naprezati da pročitaju što ste napisali, dok će se drugi naprezati kako bi vidjeli fotografije. To će svakako odvući njihovu pažnju od onog što govorite I umanjiti vrijednost vaše prezentacije.
Slajd bi morao biti tako kreiran da potiče interakciju između vas i publike. Ukoliko ste ga uvrstili u prezentaciju samo zato jer je vama simpatičan, a nema svoju svrhu, uklonite ga.
- Pretjerano kompleksan slajd
Više slajdova sa manje ideja bolji su nego manje slajdova sa puno ideja, jer će ovi potonji biti teško razumljivi. Jedna ideja ili set činjenica po slajdu koje će govornik naglasiti, ukazati će publici na važnost ideje i ona će ju pozorno pratiti s maksimumom pažnje. Vodite isto tako ručuna da vaš slajd ostane na ekranu 7 do 10 sekundi jer ćete u protivnom izgubiti pažnju publike.
„Zbunjujući elementi“ su oni kojima nije mjesto na slajdu. Npr. to može biti jarko obojen logo u uglu svakog slajda. Takvi detalji mogu odvući pažnju publike.
Najbliži rođak „zbunjujućim elementima“ je Clipart koji prezentaciju čini „slatkom“ što joj umanjuje stručnost. U prezentaciji s puno takvih slikica, publika će pomisliti:“Gle, izlagač je upravo otkrio dio Isječak crteža u PowerPoint programu“.
Samo zato što vam je dostupno 350 fontova, to ne znači da ih morate sve iskoristiti. Jedan font tijekom cijele prezentacije biti će sasvim dovoljan. Radije koristite podobljanje, kurziv, podcrtanost i ostale mogućnosti kako biste naglasili ključne riječi.
Boje neka budu na minimumu. Jedna boja slajdova tijekom cijele prezentacije ostavit će dojam kontinuiteta. Možete odvojiti dijelove prezentacije promjenom boje pozadine, ali neka boje budu samo različite nijanse jedne iste osnovne boje.
I ZA KRAJ…
Ako tijekom priprema prezentacije i prije same prezentacije mislite: „Što je meni ovo trebalo?“, ne brinite, ja tako mislim već petnaest godina. Radije razmišljajte kako će vam biti lijepo kad sve bude gotovo, a vi zadovoljni što ste opet iznova pobijedili samog sebe.
Napomena: ovaj tekst ili pojedini njegovi dijelovi mogu se kopirati, prepisivati i širiti dalje.
Equilibrist Editions/Neda Fleur Janovski
neda fleur janovski 